Sistema per automatizzare smistamento email e controllo allegati, utile per comuni, enti e centri servizi
In una occasione ci siamo trovati a sopperire all’esigenza di un centro servizi che lavora per un consorzio di gestione di Comuni della Regione Lombardia.
Il centro servizi deve gestire la ricezione giornaliera di diverse migliaia di Email per i Comuni, legate alle sanzioni amministrative automobilistiche.
Le Email sono inviate da soggetti che hanno ricevuto dai comuni del consorzio la notifica di multe per violazioni del codice della strada.
La problematica iniziale
Le email in ricezione possono provenire da soggetti differenti e possono ed contenere ognuna diversi moduli allegati o documenti.
A esempio i soggetti possono essere:
- Privati cittadini, dove di norma la email è relativa ad una sola multa;
- Società, tipicamente di autonoleggio, ove in questo caso di norma la email è relativa a diverse multe;
Le comunicazioni e documentazione allegate nelle email possono riguardare diverse problematiche:
- Dati del guidatore del veicolo (cognome, nome, nr patente e scadenza);
- Comunicazioni di cessione/vendita del veicolo;
Ulteriore problematica consiste negli allegati alle email, che possono essere nei formati più disparati: immagini (JPEG. PNG, TIFF), file PDF, etc
La soluzione Individuata
La soluzione è stata quella di automatizzare il processo di ricezione e smistamento delle email, catalogarne contenuti e documenti, per costituire un DB gestibile da backoffice.
A tal fine si è reso necessario:
- Classificare le email per tipologia (Classificazione)
- Verificare la presenza degli allegati previsti per ogni tipologia e delle relative informazioni rilevanti riportate al loro interno ( Completezza)
- Estrarre, per ogni tipologia, dal testo della email e dagli Allegati le informazioni rilevanti (e.g. Nr Verbale, Nr patente, Dati del guidatore o del proprietario, Targa Autoveicolo, etc etc)
- Gestire, nel caso delle società di Autonoleggio, le mail «multi verbale» andando a scomporre la mail in tante istanze logiche, una per ciascun verbale di riferimento
- Convertire in PDF allegati e il testo della email
- Riportare in file .CSV, suddivisi per tipologia, i dati estratti segnalando le eventuali incompletezze
- Alimentare i sistemi operazionali su cui verranno realizzate le lavorazioni di back office
La soluzione Chico per la gestione delle Email relative a verbali per multe
Nella soluzione per questo tipo di problematiche abbiamo coinvolto più prodotti della piattaforma Chico, che interagiscono tra loro creando un flusso automatizzato di gestione delle mail:
I prodotti coinvolti sono:
- Chico Windows Service Platform, per l’ orchestrazione del workflow di gestione ricezione email
- Chico Image Embedded, per la classificazione delle email, l’estrazione dei dati, la generazione dei PDF e dei file .csv
- Chico Image, per il data entry delle informazioni residuali eventualmente mancanti nella mail originaria o nei relativi allegati
I Risultati
Il nostro Cliente è stato in grado di rilasciare una soluzione completa ed efficace nell’arco di appena una settimana;
i risultati sono stati estremamente soddisfacenti, al punto che il nostro Cliente si è visto aumentare la quota di volumi assegnatigli dal consorzio.
Altri casi d’uso
Classificazione e distribuzione email assistenza tecnico commerciale
Sistema informatico che permette la gestione automatizzata e lo smistamento delle email per fornire assistenza tecnica e commerciale.
Sistema di gestione dei questionari per Test di Ammissione Corsi Universitari
Sistema informatico di creazione e gestione del database di domande, generazione dei test, correzione automatica e creazione graduatorie