Gestione Conformità Documenti
Acquisire e Controllare la Conformità dei Fascicoli DocumentaliAcquisizione di fascicoli documentali da cartaceo o da mail e Controllo automatico della conformità
In molti ambiti commerciali o dove sia prevista una compravendita, nella sottoscrizione di contratti, è prevista la presenza del contratto debitamente compilato e una serie di allegati come il documento di identità, moduli bancari e cosi via.
Un Fascicolo Documentale è composto dall’insieme di questi documenti e relativi allegati.
La presenza di alcuni allegati o meno può essere subordinata alle informazioni inserite in uno dei documenti base.
Ad esempio uno scenario è quello in cui, se nel contratto si è sottoscritto la modalità di pagamento tramite RID bancario, è molto probabile che sia necessario allegare al fascicolo, e solo in questo caso, il modulo di sottoscrizione RID.
La verifica di conformità consiste nel controllare che il fascicolo contenga tutti i documenti e allegati previsti e che questi siano compilati.
Come controllare la Conformità dei Fascicoli Documentali in modo rapido con Chico
Con Chico è possibile realizzare gestioni di lavorazioni di flussi documentali in grado di elaborare in modo massivo grandi volumi di documenti in modo.
- Veloce
- Efficace
- Economico
Questo sia per flussi documentali risultanti dalla scansione ottica tramite scanner di documenti cartacei, sia per documenti generati direttamente in formato digitale.
Come avviene il controllo della conformità su documenti originati in analogico?
Chico è in grado di integrarsi con tutti i principali produttori di scanner o, nel caso in cui la fase di scansione ottica sia realizzata da processi a monte, di gestire la ricezione di files tramite FTP o altri protocolli di trasferimento.
Come avviene il controllo della conformità su documenti nativi digitali?
Ad esempio in flussi documentali costituiti dalla email con relativi allegati;
In questo caso Chico, tramite la sua soluzione di Gestione Automatica Email, è in grado di:
- automatizzare tutto il flusso di ricezione email monitorando l’arrivo di email e pec;
- recuperare gli allegati gestendo ricorsivamente mail allegate sino ad una profondità di 7 livelli di ricorsività;
- una volta ricevuto il Fascicolo, costituito dalla email e da tutti i suoi allegati, Chico può avviare le lavorazioni per iniziare la fase di “Gestione Conformità” vera e propria.
Alcuni esempi di Campi di applicazione di gestione della conformità
La soluzione Chico per la Gestione Conformità è il partner ideale per snellire la parte di lavoro manuale in:
- Contrattualistica
- Pratiche automobilistiche
- Comunicazioni e Notifiche delle Violazioni del Codice della Strada (Leggi approfondimento »)
- Pratiche Servizi Finanziari